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管理好项目预算的5个建议

管理好项目预算的5个建议

预算超支是项目经理的噩梦。以下的预算管理策略将使你的项目预算得到控制,同时也能让你的利益相关方高兴。
预算超支是项目成败的试金石。很少有公司拥有无限的预算,所以项目的利益相关者首先要确定他们的项目是否取得了巨大的成功或巨大的失败是最重要的。这个事实推动了项目负责人和他们的团队每天要面对的压力。因此,有效的预算管理是重视职业发展的项目经理的重点领域。
在你的项目被成本超支压垮前,遵照下列的五个策略来控制你的项目预算。
了解利益相关者的真正需求
利益相关者在项目中所说的需要往往不像一开始时那么简单。这可能导致双方的目标和期望不明确。如果项目经理、赞助商、团队成员和供应商对利益相关者的真正愿望没有牢固的把握,那么这几乎不可能确定项目的需求。确保投入尽可能多的时间来更深入地了解利益相关方的期望。最终,包括预算在内的一切都是由利益相关者的期望、可交付成果和其它要求定义的。因此,高效管理项目预算的第一步是确保项目需求都准确地得到所有利益相关者的认可、记录和确认,并将其传达给所有相关方。这一关键步骤应在预算设定之前完成。很多项目都基于需求而被发起,但基于需求执行,自动将项目置于预算超支的风险之下,这让所有人失望。
意外的预算
估算成本的时候要现实。确保从所有适用的利益相关者获得投入。更重要的是建立突发事件。这一步是至关重要的。你需要考虑到不在你控制范围内的事物,例如可能会影响供应量、资源、劳动力、融资、产品/服务短缺、汇率等的外部环境因素。今天的价格或费率可能不会贯穿到项目的后期阶段。确保供应商履行承诺并准备后背计划。获得其他利益相关方的信息资源并审查供应商有助于制定可满足需求的现实的预算,即便有意外的情况影响成本。我看到很多项目经理因成本不断上涨而措手不及,供应商无法履行规定的义务或其它问题。为意外而计划,你就不会受到意外打击。
制定相关的关键绩效指标(KPI)
在没有建立关键绩效指标(key performance indicator,KPI)的情况下,你无法有效地管理项目预算。关键绩效指标可帮你确认项目花费了多少,项目的实际预算在多大程度上与计划的预算有差异。这里只是一些常用的已知和常用的项目的关键绩效指标,它们对于有效的项目预算管理至关重要:
·实际成本(AC)也称为实际工作成本(ACWP),显示了迄今为止在项目上花了多少钱。
·成本偏差(CV)表示估算的项目成本是否高于或低于设定的基准。
·挣得值(earned value,EV),又称已完工作量的预算成本(Budgeted Cost of Work Performed,BCWP)显示了在特定时间内执行的项目活动的核准预算。
·计划价值(Planned Value,PV),又称计划工作量的预算成本(Budgeted Cost of Work scheduled,BCWS),是截止到报告日期的计划/安排的项目活动的估算成本。
·投资回报率(Return on investment,ROI)显示了项目的盈利能力以及利益是否超过成本。
重新讨论、评估、重新预测
一个没有预算管理和重新预测的项目将导致失败。频繁的预算监督对于防止预算的过度失控来说至关重要。10%的预算超支比50%的超支更容易纠正,如果你不关注你的预算和重新预测,那么在你知道之前,10%的超支可能会变成50%的预算超支。通过频繁的预算审查来维持项目的机会远远大于你预测一次并忘记的可能性。
正如项目的预算需要不断重新调整以使其步入正轨一样,项目的资源使用也是如此,因为参与项目工作的人员是造成其成本的原因。项目经理应该每周审查目前参与项目工作的人数和项目的未来资源需求。这样做将确保你充分利用你所拥有的资源,并为项目的其余部分准备好正确的资源。定期重新审视资源预测将有助于保持项目预算的正常进行。范围蔓延(Scope creep)是项目超支的主要原因之一。由于计划外的工作进入你的项目,可收费的小时数和项目预算可能会失去控制。项目经理必须通过为项目的初始要求中不涵盖的工作创建变更单,仔细管理范围。变更单授权项目的额外资金,以支付额外工作费用,从而使项目与新预算保持一致。
让每个人都知情并负责
保持预算的重要部分是确保所有团队成员也了解当前的预算状况。让项目团队了解项目预算预测,一个知情的团队才是拥有其项目所有权授权团队。通过让团队了解预算状况,他们将更有可能看到他们的项目费用,更不可能在你的项目中收取额外的“灰色地带”工时——即他们知道他们为此付出了工时,却不清楚他们在为什么工作。
项目预算必须是项目的活生生的部分——你定期与你的团队和利益相关者进行审查。项目经理在项目的整个生命周期中仔细观看预算将使利益相关者和管理人员感到高兴,从而体验更大的项目和事业成就感。


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